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多维度建立电子招标投标系统应急体制

相比传统的招标投标方式,电子招标投标在诸多方面有着显著优势。但随着应用的深入,以及使用环境的复杂,电子招标投标会遇到一些在系统设计之初未考虑到的功能不完全问题和突发性问题,急需多方共同努力,建立相应的应急体制。

一、电子招标投标系统需要提升的功能

现有的很多电子招标投标系统已具备了较为完善的功能,基本能够满足全流程电子招标投标的需求。但随着实践的深入,很多问题被暴露出来,系统的部分功能需要进一步完善和提升。

1.保持系统稳定登录

电子招标投标交易平台是电子招标投标的平台和基础,用户主要是招标代理机构、投标人、评标委员会。平台一旦无法登录,用户将无法使用系统,线上招标投标活动也将无法开展。

2.付款状态及时更新

电子招标投标中,投标人通过电子招标投标交易平台支付招标文件费用,完成支付且系统中的支付状态也更新后,便可自助下载招标文件。投标人此时可能遇到的问题是:由于所用电脑环境配置问题,导致无法进入正确的页面购买招标文件;或者虽已支付费用,但系统状态并未改变,导致无法下载招标文件;或者重复支付后,付款状态更新,能够下载招标文件,但是重复支付的费用需要联系招标代理机构退还。

3.优化开标一览表参数设置

系统自动计算价格分的招标项目,其计算的源数据来自开标一览表中的投标报价,故开标一览表中的投标报价格式要设置为数字格式。一些招标项目的报价方式为投标人在招标文件所给费用的基础上报出下浮比例,因此存在下浮比例为0的情况。实际应用中,部分电子招标投标交易平台的开标一览表中无法在投标报价处填报数字0。为了成功提交投标文件,有些投标人在开标一览表中填报接近0的小数,但在投标文件中的报价却是下浮0%,导致报价不一致。

4.投标文件上传顺利

投标人通过离线工具编制投标文件后,需要与招标文件关联,对投标文件签章,加密并上传投标文件。在上述步骤完成后,投标人可能会遇到无法将投标文件上传至系统的问题,也有部分投标人由于所用电脑环境配置问题导致无法签章,不能提交投标文件。

5.开标稳定

传统招标投标中,除非购买招标文件的潜在投标人不足3家,或者递交投标文件的投标人不足3家,否则不会出现无法开标的情况。但在电子招标投标中,在递交投标文件的投标人不少于3家的条件下,仍然可能会发生开标失败的情况,主要原因是部分文件解密失败,导致无法完成开标。

6.投标文件下载正常

开标后,招标代理机构从系统中下载投标文件时可能会遇到部分文件无法下载的情况。以及由于文件不完整,导致无法评标;或者由于投标文件中缺失重要信息,导致评标结果出现重大误差,不能客观反映投标响应情况。

7.评标委员会签到顺利

电子评标时,评标委员会成员需要先在系统上签到,再通过系统在线评审。若不能成功签到,在线评标便无法实现。即使评标前招标代理机构已经从系统下载了全部的投标文件,并转为线下评审,但到了中标候选人公示环节,因无法从系统中关联到评标结果,将会遇到无法公示结果的新问题。

8.系统中的评审条款与招标文件一致

评标委员会依据招标文件规定的评标办法对投标文件进行评审,但在电子招标投标时,系统中需要单独录入评审条款,这样评标委员会成员的评审界面可以直接显示相应的评审条款,不需要其再从招标文件中查找。实践中,曾出现过非人为原因系统中显示的评审条款多于招标文件中评审条款的情况,不仅影响了评标进程,还存在导致评标出现重大偏差的风险。

9.系统签字正常

在线评标的项目需要评标委员会成员通过手写板在系统中签字,但这样做可能会遇到一些问题,如无法在系统中签字,打印出来后再签字则影响电子招标投标的一贯性;系统中显示有签字但导出的文件中缺少部分内容或签字严重错位等,这些都会影响资料的完整性。

二、电子招标投标系统应急体制建立的必要性和承建方

电子招标投标系统的性能,如稳定性、友好性等,既能成为电子招标投标的有力推手,也能成为制约电子招标投标发展的瓶颈。一旦发生短时间内无法恢复的电子招标投标系统故障,将造成招标投标活动的中断,给相关方带来不必要的损失。为降低系统安全稳定运行的风险,保证招标投标活动的连续性,建立电子招标投标系统应急体制成为必然。具体来说,该应急体制可由招标代理机构、电子招标投标交易平台运营机构和开发单位三方共同建立。

1.招标代理机构

(1)及时建立案例库。作为系统的用户,招标代理机构能够直观发现系统在各个招标投标环节中存在的问题,具有第一手的系统应用体验。问题发生后,招标代理机构需要迅速查找原因,并寻找解决之策,直至问题成功解决。一旦问题得到解决,便有了解决类似问题的经验,能够为以后的工作提供指导。随着时间的迁移和招标项目的增多,招标代理机构发现的问题会随之增加,积累的解决方法也会相应增加。因此,招标代理机构需要收集梳理电子招标投标系统问题及其处理过的案例,建立案例库。案例库的建立不仅是经验的分享,也是知识的积累,有助于快速解决实际问题。

(2)善于使用案例库。实践中一旦遇到已经发生过的问题,招标代理机构可以通过借鉴案例库中的案例,及时高效地处理问题,这属于“事后处理”。最好的做法是“事先预防”,即通过采取相应措施避免问题的发生。如对于投标报价下浮比例可能为0的项目,招标代理机构在设置开标一览表时可以在招标文件和开标一览表中同时明确,若投标报价的下浮比例为0,可填报0.00001。由于事先明确了相应规则,就可有效避免后面投标人无法提交开标一览表、评标时报价被认为不一致等情况。

(3)保持沟通渠道畅通。电子招标投标系统问题的解决有时超出了招标代理机构的权限或能力范围,需要寻求电子招标投标交易平台运营机构的帮助。招标代理机构应建立与运营机构的沟通渠道,及时反馈问题,提供准确且必要的信息,明确需求,协助问题的解决,争取在最短的时间内解决问题。如投标文件不能下载时,招标代理机构应第一时间联系运营机构,由其通过技术手段下载投标文件。由于运营机构是第三方,首先可以核实无法下载的文件是否存在,其次能够保证投标文件的真实性和不被篡改,再次通过运营机构获得投标文件有完整的活动记录,有利于保证招标投标活动的公正性。

2.电子招标投标交易平台运营机构

(1)建立快速的响应机制。接到招标代理机构或投标人反馈的问题后,运营机构要快速排查问题,需要对方自行解决的,要为其提供具体、清晰的指导;需要运营机构解决的,应快速解决。如用户无法登录系统时,运营机构应第一时间核实问题,检查设置,并采取相应措施尽快恢复系统。

(2)建立系统问题处理的案例库。发生问题时,运营机构要迅速定位和处理问题,保障招标投标活动的连续性,减少时间成本。此外,针对系统的问题和用户的需求,运营机构要及时优化完善系统已有功能,弥补系统漏洞,增强系统性能,降低系统发生问题的概率。由于运营机构的特殊身份,能够同时与系统用户和系统开发单位联系,使其可以将来自用户的需求和深层次的系统问题及时准确地反馈给开发单位,为系统的升级开发和性能提升提供重要依据。

3.电子招标投标交易平台开发单位

电子招标投标交易平台开发单位是系统开发的关键,其对招标投标业务的了解和对系统问题的预判直接影响系统性能的优劣。在系统建立初期,开发单位应与需求单位充分沟通,尽可能地熟悉系统将应用的业务及用户,并进行全面的风险评估,制定预案,提高系统的稳定性与友好性。但系统的开发并非一蹴而就,有些风险不可预估,因此在使用过程中会时常暴露出一些问题。虽然开发单位不与系统用户直接联系,但可以通过运营机构获得系统的使用情况和用户需求,进而开发出新的功能,或者根据用户需求对系统进行优化升级。如开发出签字应急功能,将评委和工作人员的签字提前录入系统。一旦发生系统无法签字情况,通过授权从系统中调出评委和工作人员的签字,授权人通过密码向需要签字的人员进行授权。

三、结语

每个系统的运行都会遇到或多或少的问题,在使用中发现和解决问题,不断提升系统功能,是一个必然的过程,也是“否定之否定规律”的体现,电子招标投标系统亦是如此。目前在用的电子招标投标系统基本是围绕招标投标活动来开发,由于服务对象的差异,不同的系统会有其个性化的需求,因此每个系统需要提升的功能也不尽相同。尽管如此,应急体制的建立却是不同系统的共同需要。从招标代理机构、运营单位和开发单位三个维度共同建立电子招标投标系统应急体制,不但能够保证招标投标活动的顺利开展,也有助于更好地发挥电子招标投标的优势,并将其不断推向纵深。

 

 

  作者:刘新新    吴亚楠

  作者单位: 中国石油集团长城钻探工程有限公司

  来源:《招标采购管理》

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